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即学即用的5条时间管理技巧,职场达人都在用

01、随时清空大脑

即学即用的5条时间管理技巧,职场达人都在用

几乎所有职场达人都有一个习惯:使用待办清单。

如果要成为一个高效能人士,需要你在做事的时候拥有强大的专注力。很多时候,我们的专注容易被打破。

例如:你在做数据分析的时候,大脑却突然跳出“女朋友生日送什么礼物好”、你在写报告的时候,经理却突然丢给你一项临时工作,要你下班前完成……

上面提到的这些情况,每一个职场人都可能遇到,而且频率非常高。但是为什么高效能人士能处理好这些突发状况,保持强大的专注力呢?答案很简单——使用清单,随时清空大脑。

具体的做法如下:

①每天开始工作之前,把今天要做的事全部写到本子上,并按照轻重缓急排好执行顺序;

②按照排好的顺序,一次只做一件事。做完一件稍微休整一下,然后开始下一件。绝不同时做2件事。

③如果有突发的新工作,立刻记到本子上。审视清单上的事务后,快速重新排列各项事务的顺序。

02、每天清空收件箱

这是一个非常好的习惯!执行很简单,但它的威力却非常大。

很多职场人每天都会收到十几封甚至几十封邮件。邮箱里的未读邮件,很容易让我们产生焦虑,因为你不知道有什么突如其来的工作在等待着你。这种焦虑会破坏我们的专注力。夸张一点来说,只要你还没打开它,每一封邮件在你的内心中都像是一个炸弹。

为了驱赶焦虑,维护专注力,你需要定时清空你的收件箱。千万不要让未读邮件陪你过夜。

具体的做法很简单:

①每天安排几个时间点定时处理邮件,例如每天早上9301130、下午14301630

②对于能在2分钟内立刻完成答复的邮件,请立刻回复,将它结束掉;

③对于无法短时间搞定的邮件,请将邮件涉及的工作记录到待办清单上,排序后依次处理。

④自上而下地处理邮件,避免毫无顺序地处理。

03、抓住零碎时间

有很多人批判碎片化阅读或者碎片化学习。但是时间的碎片化,是摆在每个人面前的事实呀!

既然我们知道时间碎片化已经是一个不可逆的现实,那么正确的做法不是吐槽,而是接纳!

事实证明,如果你想做好时间管理,那么抓住碎片化时间将会让你的时间利用率更高!

具体的做法可以是这样的:

①每天上下班的路上,不要盲目发呆。你可以听一听有声书。在车上听书是一种享受,也是提升自己的极好方法。

②每天午休前,大家都在无目的地刷手机。你可以做的是回顾一下早上在车上听书听到的有趣知识,写下一句或一段简单的感受。

③每天早上刷牙的时候,打开手机听一下社会新闻或者得到APP上的知识新闻。

利用碎片时间建议保持固定的方式,这样方便养成习惯。好的习惯一旦养成,将会一生受益。

04、将自己的方法告诉身边的人

有一句话说得很好:“精进自己,分享他人”。努力提升自己,并把自己收获的经验和感悟分享给他人,这不仅仅是一项有利他人的事情。重要的是,一旦你开始分享,分享这件事会反过来“反哺”你,你会因此收获好处。

举个例子:

你按照“定时处理邮件”的原则,规定自己只在每天1400的时候处理邮件。一开始无论事情是否紧急,都会有一些人急匆匆地打电话询问你什么时候能回复邮件。但是当你把自己的工作方法告知你的同事。那么以后你被催答复邮件的几率就会下降,因为他们知道你会在1400的时候处理邮件。如果是特别紧急的事情,他们会直接电话提醒你,所以你不会因此错失重要的工作。

你会发现,当你把方法分享给他人的时候,别人会比较配合你的工作节奏。

此外,当你分享自己的好经验给他人的时候,其实也是对自己做事方法的一种复盘,能让你对这些做事方法的理解更加深刻。

05、先分解项目再执行

当你拿到一项工作的时候,不要着急马上着手具体的工作。

请先好好审视一下工作本身,要输出的结果是什么,对此你需要做哪些动作。先把工作进行分解,然后按照拆解后的步骤开始执行,这样能避免很多无用功,让你时间投入的回报率最大化。

就好比你要为一个不熟悉的主题写一篇文章。直接开写是很蠢的做法。正确的做法是:先列出大纲,然后按照大纲去网上或者书上搜索资料,然后逐步完成整篇文章。

时间管理中有一个原则叫:10/90原理。说的就是在做事前花10%的时间做好规划,将为你节约90%的时间。